Spolehlivé recepční služby

Naši pracovníci jsou proškoleni k zajišťování komplexních administrativních služeb. Podle konkrétních požadavků klienta dokážeme zajistit plně funkční recepční služby potřebné k provozu a ochraně budovy.

Mnoho z našich zaměstnanců ovládá i několik světových jazyků, samozřejmostí je i práce v programech jako je Excel, Word, PowerPoint, Outlook, SpaceFlow a jiných.

Stojíme si za tím, že recepce musí být reprezentativní a milé místo, kde vaši návštěvníci vždy najdou veškeré potřebné informace.

Oblečení

Víme jak je důležité, aby pracovníci na recepci mile reprezentovali nejen chováním, ale i svým vzhledem. Proto dbáme na výběr kvalitních uniforem, které vždy ladí s pojetím celého objektu. Naši zákazníci si mohou zvolit, zda chtějí naše univerzální společenské uniformy (košile, kravata, společenské kalhoty a boty) nebo zda si společně s naším obchodním týmem nakonfigurují oblečení pro pracovníky recepce zcela individuálně.

Na rozdíl od mnoha jiných firem netrváme na „brandingu“ našich zaměstnanců naším logem. Není tedy nutné, aby pracovníci na recepci měli kartičku s názvem naší firmy, ale můžete si zvolit libovolný design a nápis podle vlastního výběru.

neřešte co se stalo, ale to co se děje

Při realizaci každé zakázky na vašem objektu vám zdarma poskytneme přístup do našeho zákaznického intranetu, kterému říkáme isIRIS.app. V tomto systému můžete kdykoliv a odkudkoliv (přes webový prohlížeč nebo z mobilního telefonu) kontrolovat naši činnost a v reálném čase komunikovat s ostrahou, recepcí i managementem.  Ihned uvidíte každý zápis, každou návštěvu a to včetně fotografií a videa z místa. Obrovskou výhodou pro naše zákazníky je, že nás pokaždé nemusejí žádat o stažení různých záznamů z objektu, zkrátka se kdykoliv podívají on-line. V systému se samozřejmě snadno vyhledává a umožňuje jednoduchý export dat do Excelu a PDF.

KONTROLA KVALITY A MANAGEMENT SLUŽEB

Dbáme na to, aby naši zaměstnanci pracovali striktně podle nastavených pravidel a abyste jako náš zákazník neztráceli čas tím, že budete muset našim zaměstnanců vysvětlovat co a jak mají dělat.

Před začátkem poskytování našich služeb vypracuje náš management tzv. SOP, tedy provozní procedury, ve kterých bude do posledního detailu shrnuto co přesně po pracovnících na recepci požadujete a jak konkrétně toho mají docílit.

Následně my na naše náklady zajistíme, že každý náš zaměstnanec tato pravidla bude před nástupem na svou pozici ovládat a znát. V průběhu plnění smlouvy toto pravidelně několikrát týdně sami kontrolujeme a případné nedostatky ihned napravujeme.

strašák jménem gdpr

Splnit normy pro ochranu osobních údajů není snadné a je lehké udělat chybu, či zapomenout dodržet správný termín.

Po převzetí recepce do naší správy převezmeme také veškerou právní odpovědnost za dodržování GDPR u návštěv vašeho objektu. Díky našemu inteligentnímu softwarovému řešení isIRIS.app jsme schopni garantovat, že veškeré osobní údaje, které získáme od fyzických osob, uložíme šifrovaně na naše zabezpečené servery, budeme u nich evidovat každý pokus o přístup k nim a po předem nastavené době je protokolárně a plně automatizovaně vymažeme. Zároveň vám připravíme veškeré směrnice a procesy, které dodržování tzv. normy GDPR vyžaduje.

Jsme on-line a nedůvěřiví

Provozujeme vlastní dispečink, který funguje 24 hodin denně v tom nejpřísnějším režimu. V rámci každé zakázky vybavíme vaši recepci naší CCTV kamerou, která přenáší obraz na náš dispečink a slouží jako 24 hodinová kontrola toho, jak naši zaměstnanci u vás vypadají, jak se chovají a nebo jestli nepotřebují pomoc naší výjezdové skupiny.

Všechny obchůzky, zápisy do evidence a záznamy návštěv zadáváme on-line v reálném čase a všechny je podrobujeme kontrole našeho dispečinku. Pokud naši zaměstnanci na vaší recepci udělají chybu, ihned jsou kontaktování pracovníkem dispečinku, který jejich chybu napraví.

co vše umíme v rámci recepčních služeb?

  • Důkladná evidenci všech návštěv
  • Výdej a evidence klíčů, vstupních karet/čipů
  • Vyřizování telefonátů, korespondence, datových schránek a dalších
  • Zajišťování taxi, ubytování, obchodních cest a letenek
  • Nákup kancelářských a úklidových potřeb
  • Evidence a správa dokumentů
  • Obsluhu systémů EZS (PZTS), CCTV, EPS, ACS
  • Zajišťování komplexního servisu recepce v režimu 24/7 (nebo jinak podle přání klienta)
  • Kompletní správa a vedení evidence GDPR
  • Provádění pravidelných požárních a BOZP cvičení
  • Evidence závad a případné objednávky oprav u nasmlouvaných partnerů